Managen van contracten

Volgende pagina

Wie een ondoordacht contract met zijn leverancier afsluit, loopt later onherroepelijk tegen problemen op. Een mini-cursus in het herkennen van de juridische valkuilen.

Het verbreken of openbreken van een contract met uw leverancier is zo simpel nog niet. Net als bij erg veel andere dingen begint de ellende bij de bron: dáár legt u zelf de basis voor een goed of een slecht contract. Het gaat er om dat u de risico’s van een zakelijke relatie redelijk dichttimmert. Redelijk, want zakendoen is domweg niet volledig risicoloos te maken.

Goederen of diensten
De contractperikelen kunnen al beginnen bij het verschil tussen goederen en diensten. Het specificeren van goederen in een contract kan vrij eenvoudig zijn. U omschrijft wat het is, hoeveel ‘dingen’ van welk formaat en in welke hoeveelheid u periodiek wilt ontvangen of hoe snel ze na bestelling geleverd moeten worden.
Maar het beschrijven van een dienst is alweer een stuk lastiger. Bijvoorbeeld wanneer en waar een schoonmaakster het groene of het gele doekje moet gebruiken of wanneer uw accountant u moet waarschuwen voor fiscale zaakjes. Toch zult u met uw klant of leverancier moeten proberen zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven wat u van de dienstverlener verwacht.

Opzet & controle
Denk eerst goed na over wat u wilt en laat leveranciers (na een briefing) eerst een offerte maken. Wilt u inderdaad dat de schoonmakers eerst afnemen en dan nog eens ontsmetten of is afnemen voldoende? Hoe vaak wilt u de vloer gezogen hebben en mogen ze aan de computers komen? Check eventueel wat de norm is in uw branche (bij een collega of bij een brancheorganisatie) omschrijf uw wensen zo en leg het voor aan uw partner. Als hij akkoord gaat, hebt u in principe een contract. Laat het voorlopige contract altijd voor het ondertekenen controleren door een derde, onafhankelijke partij, zoals een advocaat of accountant. Let op, ook een voorlopig contract heeft rechtswaarde: u geeft immers aan dat u de wil hebt om tot zaken te komen.

Lang of kort
Het is logisch dat u met een langdurig contract goedkoper uit bent dan met een korte termijn overeenkomst. Met een langlopend contract spreekt u vertrouwen naar elkaar uit en de band tussen u en uw klanten of leveranciers wordt er oor versterkt. Het nadeel is ook duidelijk: als het niet lekker loopt, dan zit u jarenlang vast aan de narigheid. Als u toch kiest voor een langlopend contract, dan is het verstandig opzegmomenten in te bouwen. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. U spreekt bijvoorbeeld af dat u jaarlijkse de samenwerking evalueert. Als de leverancier niet voldoet aan een aantal –vooraf afgesproken criteria- dan hebt u het recht het contract te verbreken. Of u bouwt een proefperiode in, waarna u het recht heeft bij wanprestatie de relatie eenzijdig te verbreken of het contract anders in te richten.

Volgende pagina