Tijd winnen met turbo zoektools

Volgende pagina

Volgens onderzoekers zijn wij ongeveer een kwart van onze tijd kwijt met het zoeken naar de juiste informatie. Dat zijn enorm veel verspilde uren. Met de inzet van goede zoekhulpmiddelen kunnen we ruimte scheppen voor nuttiger zaken.


Zo langzaamaan komen we om in de bestanden. Afhankelijk van de bedrijfsactiviteiten verdubbelt de hoeveelheid data om de zes tot achttien maanden. Het is gaandeweg een grote, gistende databerg aan het worden met e-mail, tekstdocumenten, PDF-files, spreadsheets, database files, webpagina's, PowerPoint-bestanden, AutoCad-files, digitale foto's, video's en wat u in uw organisatie verder nog aan bestanden omgaat. Uw harddisks lopen er in rap tempo mee vol.
Dat levert twee uitdagingen op.
Allereerst: waar laat u al die bestanden? In de Bizz van februari dit jaar hebben we aandacht aan die vraag besteed in het artikel 'Data slim parkeren'. De kern daarvan is dat het verstandig is om uw data weg te halen van de desktop en op een centrale plaats in uw netwerk onder te brengen. Met een duur woord heet dit Network Attached Storage (NAS). De data buiten uw bedrijf in een datacenter neerzetten kan natuurlijk ook.
De tweede uitdaging is hoe u snel de juiste informatie kunt terugvinden. In welk mapje zaten die specificaties van product X ook alweer? Waar zijn die e-mails gebleven van een paar jaar geleden toen we dat meningsverschil hadden met klant Y? Waar staan die foto's van de beurs in Londen van dit voorjaar? Enzovoort.

Enterprise Search
Zolang uw gegevens zich allemaal op één computer bevinden, heeft u genoeg aan zoeksoftware voor de desktop (zie onderaan het artikel Desktop search). Maar in de meeste bedrijven is dat al lang niet meer het geval. Daar zijn de gegevens over het hele netwerk verspreid. Op desktop pc's, laptops en allerhande soorten server-computers, waaronder fileservers, databaseservers en webservers. Daar helpt de desktop zoeksoftware niet meer, maar moet u naar een netwerk-oplossing gaan omkijken. Met een moeilijk woord heet deze tak van sport 'enterprise search', maar het gaat gewoon om de inzet van digitale zoekhulpjes, die uw complete netwerk kunnen omspannen. Zulke tools zijn er in soorten en maten. Grote bedrijven zijn er vaak al wel bekend mee. Kleinere bedrijven beginnen de noodzaak ervan te voelen. We bespreken er hier een paar, om een indrk te geven.

Volgende pagina