Snor in zicht! Inspecties over de vloer

Ze komen eigenlijk altijd ongelegen bij uw bedrijf , al die inspecteurs, toezichthouders, opsporingsambtenaren en andere bromsnorren. Een overzicht van wat u te wachten staat en hoe u zich het beste kunt opstellen. Kopje koffie?

‘Zonder zich eerst te informeren over ons bedrijf, deed de dienst met ongeveer twintig man een inval. Na ruim vijf uur aanwezigheid van de vreemdelingendienst kregen wij één terechtwijzing. De controle heeft ons veel tijd en geld gekost.’ Het relaas van deze boze ondernemer is tekenend voor de manier waarop de overheid uw reilen en zeilen controleert. En daarom is het goed te weten wat u moet en wat u vooral niet hoeft te pikken.

Controle

Het is billijk dat iemand de gemaakte afspraken tussen burgers/bedrijven en de overheid controleert. En het is niet ongewoon dat deze taak vooral bij overheden ligt, omdat die geacht worden objectief naar de dingen te kijken. Verder is het normaal dat oude afspraken de neiging hebben om langzaam aan te verwateren. Maar toen - na de rampen in Enschede en Volendam - duidelijk werd dat die oude afspraken soms wel erg waren verwaterd, greep de politiek hard in. Sindsdien is ‘het apparaat’ weer volop op pad om scheefgroei en andere uitwassen van gedogen op te sporen en recht te zetten. Soms - zoals in de horeca of in het verkeer - wordt razzia-achtig optreden niet geschuwd.

Kennisgebrek

Maar ook bij de inspecties gaat veel fout. De belangrijkste klachten zijn dat de inspecteurs en toezichthouders niet precies weten wat ze zoeken. Of de gebruiken in de branche niet kennen. En dat ze - om dat kennisgebrek te verhullen - maar ‘met groot materieel’ uitrukken om toch wat te vinden. En zo ontstaat er een sfeer waarin veel ondernemers vinden dat er wordt gecontroleerd om het controleren. Dat de inspecties zich gedragen als politieagent in plaats van dat de bedrijven ook nog iets van hun kennis kunnen leren.

En u bent?

Er bestaan verschillende soorten inspecteurs: toezichthouders en opsporingsambtenaren. De eerste groep controleert vooral of u zich aan de wetten en regels houdt. Een goed voorbeeld is de Arbeidsinspectie. Opsporingsambtenaren zijn een verlengstuk van politie/justitie. Ze zoeken bewijs voor een mogelijk vermoeden dat er bij u iets niet pluis is. In alle gevallen is het dus wenselijk dat u legitimatie vraagt en die gegevens kopieert of overneemt. Zo weet u welk vlees u in de kuip hebt. Zowel toezichthouders als opspoorders mogen met hun apparatuur uw bedrijf betreden (toezichthouders mag de toegang tot woningen wel worden geweigerd) en daar informatie verzamelen. Soms (of eigenlijk steeds vaker) worden particuliere bedrijven ingehuurd om de inspecties uit te voeren. Check of deze bedrijven inderdaad in opdracht van een overheid of inspectieorgaan op pad zijn en dat ze gecertificeerd zijn om dit werk te mogen doen.

Opsporingsambtenaren?

Alles wat u tegen opsporingsambtenaren zegt, kan tegen u worden gebruikt. Het is dus allereerst zaak de inspecteurs die uw bedrijf bezoeken naar hun legitimatie te vragen. Zo weet u tenminste wat voor een vlees u in de kuip hebt. U kunt de opspoorders het best beschouwen als vertegenwoordigers van politie/justitie. Zij staan bovendien bij u op de stoep omdat ze vermoeden dat erbij u iets niet pluis is en ze zoeken naar bewijzen om dat vermoeden bevestigd te krijgen. Dat betekent dus - inderdaad net als in de film - dat alles wat u tegen hen zegt, tegen u gebruikt zal worden. Voordat dit linke spelletje begint, moeten zij u hiervoor echter wel officieel waarschuwen. Zonder deze ‘cautie’ mogen uw uitspraken niet worden gebruikt bij een mogelijke vervolging.

Vorderen?

Er zit een tweede adder onder het gras bij opsporingsambtenaren. Ze mogen geen informatie ‘ vorderen’, oftewel: ze mogen u niet dwingen mondeling informatie te geven. Ze mogen u kortom van alles vragen, maar u hoeft hen geen antwoord te geven. In de wet staat immers dat u niet hoeft mee te werken aan uw eigen veroordeling. Pas als ze met ‘gerede verdenkingen’ komen en die ook duidelijk aan u kunnen uitleggen (!), geldt het zwijgrecht niet langer. Hebt u een opsporingsambtenaar op de koffie en weet u wel waarom ze niet bij de buren, maar wel bij u komen, dan is het altijd, maar zeker op dit moment erg verstandig uw advocaat of een andere juridische adviseur er bij te roepen. Wat opsporingsmensen weer wél mogen, is het meenemen van documenten of apparatuur. Ook mogen zij van partijen goederen of grondstoffen monsters nemen.

Toezichthouders zijn ook niet mis?

Toezichthouders zijn op papier minder uit op een veroordeling, maar controleren vooral of u zich aan de wet houdt. Ook zij mogen u van alles vragen, maar hetgeen u zegt, zult u niet automatisch terugvinden in een aanklacht. Toezichthouders mogen ook documenten, apparatuur en monsters meenemen. De informatie die hierop wordt aangetroffen, kan in een latere vervolging een rol spelen. Let hierbij op dat ook documenten van derden (brieven van u aan zakenpartners of spullen van uw accountant ook meegenomen mogen worden.

Spreken is zilver…?

U bent lekker aan het werk en opeens staan er wat mensen voor de deur die het productieproces stilleggen en uitleg eisen. De neiging om hier gruwelijk chagrijnig van te worden en iedere medewerking te weigeren, is begrijpelijk, maar niet verstandig. Stug gebruik maken van uw zwijgrecht (waar het niet strikt genomen nodig is) zal eerder meer vragen oproepen, dan dat u succes boekt. Ook het zwijgen uit angst dat uw bedrijfsgeheimen op straat terecht komen, is - in prinicipe - niet nodig. Inspecteurs, ongeacht de pet die ze op hebben, zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht en mogen dus informatie alleen doorgeven aan hun ‘meerderen’ die betrokken zijn bij de controle of uw mogelijke vervolging. Gezien de praktijk, kan het geen kwaad uw inspecteurs nog eens fijntjes op deze zwijgplicht te wijzen, als u informatie verstrekt.

Geen malle Eppie?

De verleiding bestaat ons te verliezen in de discussie over wat voor een sneue types het zijn die inspecteur zijn geworden. Leuk voor de borreltafel, maar onderschat inspecteurs en hun diensten nooit. Ze sturen geen malle Eppie’s bij u langs. Laten we de inspecteurs van de Belastingdienst eens als voorbeeld nemen. Zij beschikken in de eerste plaats over een machtige database, waarin gegevens van u, van uw privé leven, dat van vergelijkbare bedrijven en uiteraard van de wetgeving zijn te vinden. Het is voor een inspecteur een fluitje van een cent om uw bedrijfsgegevens naast die van anderen te leggen en zo de pijnpunten boven water te halen. Meestal hebben ze dit al gedaan voordat ze bij u aanbellen. Dat is hun eerste 1 : 0. Ze scoren opnieuw met de non-verbale informatie die u ongewild geeft. Ze kennen de smoezen, de manier van kijken, de manier waarop u uw gegevens archiveert etc. etc. als geen ander. En dat zelfde geldt natuurlijk ook voor opsporingsambtenaren en toezichthouders van andere diensten.¦

Gebeurt er dan helemaal niets?

Ook ‘de politiek’ snapt wel dat er wel erg veel inspecties zijn, dat die niet altijd even efficiënt werken en dat ze daardoor onnodig veel kosten maken. Zowel voor de betrokken bedrijven als voor de belastingbetaler. Een van de middelen om een en ander kosteneffectiever te maken zijn de zogenoemde combi-controles. Een bekend voorbeeld van combi-controles zijn de grote verkeersinspecties, waarbij politie en justitie samen met andere inspecties verkeersdeelnemers op tal van zaken controleren. Ook in het bedrijfsleven, zo heeft het vorige kabinet aangekondigd, zullen dergelijke controles vaker gaan plaatsvinden. Er worden dan door verschillende inspecties in één keer één beroepsgroep of branche doorgelicht. Het voordeel is dat u er in een keer van af bent, het nadeel is dat er vaak vervolgafspraken nodig zijn om zaken verder uit te spitten.

Gouden regels:

- Vragen staat een ieder vrij, antwoorden hoeft niet - U hoeft niet mee te werken aan uw eigen veroordeling - Vraag naar legitimaties en maak daar kopieën van - Let op de verplichte cautie ‘Alles wat u zegt, zal tegen u…’ - Zwijgen mag, maar meewerken is vaak verstandiger

Wie kunt u zoal verwachten?

Er bestaat in Nederland een ongelooflijk groot en breed inspectieapparaat. Te groot en te breed om alle diensten op te sommen. Uw belangenorganisatie kan u vast wel een lijstje geven van inspecties waar u rekening mee moet houden. Onder druk van de discussie over het terugdringen van overheidskosten, wordt er momenteel bovendien nog eens behoorlijk veel gereorganiseerd. Hierbij worden veel inspecties samengevoegd.

Grofweg zijn inspecties in te delen in drie groepen:

1. - Landelijke overheid, zoals inspecties die door ministeries worden aangestuurd. Het zijn bijvoorbeeld de Aid (Algemene Inspectiedienst), de Belastinginspectie, de Siod (Sociale Zaken) of de Voedsel en Warenautoriteit. Deze laatste club heeft een wat verwarrende naam omdat de indruk wordt gewekt dat het alleen met horeca of voedingsmiddelen te maken heeft. Nee dus, een ongeluk tijdens een georganiseerd bedrijfsuitje, wordt ook door deze dienst onderzocht. Maar ook inspecties met namen uit vergane eeuwen, zoals het Stoomwezen (drukapparatuur) of Staatstoezicht op de Mijnen (olie- en gaswinning) zijn nog operationeel.

2. - Lokale overheids inspecties, waarbij u moet denken aan gemeentelijke inspecties (bouw- en woningtoezicht, milieu, openbare orde en veiligheid) en vergelijkbare inspecties van de provincies of in sommige gevallen zelfs van regio’s. Maar ook de minder zichtbare waterschappen hebben inspecteurs in dienst die uw reilen en zeilen (bijvoorbeeld de Watertoets) controleren.

3. - Specifieke-inspecties zijn georganiseerd per branche of per risicofactor. Hun doel is over het algemeen er voor te zorgen dat bedrijven, die bij een ongeluk grote (maatschappelijke) schade aan kunnen richten, die risico’s zo klein mogelijk houden. Bedrijven die werken met gevaarlijke stoffen, exporteren naar verre landen of bijvoorbeeld bij beveiliging zijn betrokken, kennen deze inspecties maar al te goed.