Je bent ondernemer om klanten te bedienen, anders kun je je brood er niet mee verdienen. Natuurlijk is het je streven om altijd bereikbaar te zijn voor de klant, maar dat gaat helaas niet altijd. Zeker niet als je weinig of geen personeel hebt om de telefoon voor jou op te nemen. Het is dan raadzaam om in ieder geval voicemail te hebben, zodat de beller een bericht voor je kan achterlaten, in plaats van dat hij later zelf nog eens moet terugbellen. Maar hoe zorg je ervoor dat je een goede indruk achterlaat met je voicemail? Wij geven 7 tips voor het inspreken van je zakelijke voicemail.
Zorg voor uniformiteit
Je voicemail is een onderdeel van het imago van je bedrijf. Het is dus van belang om goed over te komen. Zijn er meerdere medewerkers in het bedrijf met een eigen nummer? Stem dan af hoe de voicemail ingesproken dient te worden, zodat dit uniform is over het hele bedrijf. Het straalt geen eenheid van vorm uit als iedereen er zijn eigen stijl op nahoudt.
Neutrale groet, naam bedrijf, eigen naam
Daarbij is het ten eerste natuurlijk van belang dat je begint met een vriendelijke begroeting. Deze moet niet gebonden zijn aan een bepaalde tijd van de dag. ‘Goedendag’ is daarom een goede, neutrale en nette optie. Daarna noem je de naam van het bedrijf, en pas daarna je eigen naam. Een zakelijk nummer wordt immers gebeld om contact te leggen met een bedrijf. Ook als iemand specifiek jou wil bereiken, is dit doorgaans uit zakelijke overwegingen. Spreek hierbij duidelijk, zodat de beller niet hoeft te gissen naar of hij het juiste nummer gebeld heeft.
Lollig is niet de juiste toon
Bewaar de lollige voicemail voor je privételefoon. Je wilt vriendelijk doch zakelijk overkomen. Met vrolijk is overigens niets mis.
Wees kort en duidelijk
Je hoeft in je voicemail enkel te communiceren wiens nummer er gebeld wordt en in het kort hoe de afhandeling werkt. Maar je je boodschap te lang, dan kunnen mensen afhaken. Klanten houden immers niet van wachten. Kort maar krachtig dus.
Niet tutoyeren
Misschien heb je zulke goede banden met klanten dat jullie gewoon ‘jij’ zeggen. Je weet echter nooit wie jou belt en wat dat deze persoon wel of niet op prijs stelt. Daarom is verstandig om beleefd te zijn en ‘u’ te gebruiken in je voicemailbericht.
Neutraal taalgebruik
Probeer netjes maar natuurlijk te klinken. Gebruik dus geen al te populair taalgebruik, maar wordt vooral ook niet te formeel. Liever ‘ik kan momenteel niet de telefoon opnemen’ dan ‘ik ben niet in de gelegenheid om uw oproep te beantwoorden’.
Neem het voicemailbericht op in een stille ruimte
Het inspreken van je voicemail hoeft niet lang te duren, maar er is geen reden om het gehaast even tussendoor te doen. Zoek een stille ruimte op. Achtergrondgeluiden staan niet bijzonder professioneel. Neem het bericht dus niet in de auto op, niet op een drukke kantoorvloer, niet in de buurt van een apparaat dat herrie maakt, maar bijvoorbeeld gewoon op je eigen kantoor. Ja, het toilet is ook een rustige ruimte, maar de echo zal verraden waar je bent.
