Vergaderen, vergaderen, vergaderen. Als ondernemer hebt u wel wat beters te doen dan vergaderen. Toch ontkomt u er bijna niet aan. Iedereen wil inspraak en er moet eindeloos worden gesoebat voordat iets kan worden aangepakt. Vaak zijn vergaderingen vooral tijdverspilling. maar u wilt ook niet uw personeel tegen u in het harnas jagen. Gelukkig kunnen die vergaderingen stukken efficiënter en korter. Scheelt geld, tijd en energie én het levert meer op. Vier praktische tips.
De vergaderdruk in Nederland is hoog. Volgens Synovate/Interview NSS kost de vergaderdrift de economie alleen al aan loonkosten 60 miljard euro (bron: de Volkskrant). Euro's die ook u moet ophoesten. Dat zou allemaal nog niet zo'n ramp zijn, als die tijd een beetje nuttig werd besteed. Maar ook dat is meestal niet het geval, ruim een kwart van de werknemers vindt dat hij te veel vergadert en 44 procent vindt de helft van de vergaderingen onnuttig.
John Tropman van de universiteit van Michigan deed 25 jaar onderzoek naar vergaderen. ‘Er wordt in vergaderingen maar wat aangerommeld’, sombert hij in de Volkskrant. ‘Er worden geen beslissingen genomen en alle heikele items blijven sudderen tot het eind van de vergadering, om ze dan door te schuiven naar de volgende keer.’
Tropman heeft een paar praktische tips die de vergadertijd een stuk nuttiger en effectiever kunnen maken:
1. Behandel het zwaarste in het begin. Het eerste uur van een vergadering is het productiefst, maar de eerste tien minuten zijn tijd om in te komen. Zorg de eerste tien minuten van de vergadering dat je niet te veel van de aanwezigen vraagt. Maar pak direct daarna de koe bij de horens en behandel de zwaarste agendapunten.
2. Hak knopen door. U kunt niet iedereen tevreden houden. Dat is vaak de val waarin de voorzitter van de vergadering trapt, waardoor eindeloos wordt gediscussieerd zonder dat er iets wordt beslist. Een slimme truc is diegenen die hebben moeten inbinden, aan het eind van de vergadering met een gemakkelijk agendapunt de kans te geven zich te rehabiliteren.
3. Zet de vergadertijger zoveel mogelijk buitenspel. De vergadertijger lijkt een welkome gast, omdat deze man (99,9 procent van de keren) altijd meepraat en ideeën spuit. Maar Tropman heeft ontdekt dat deze overperformer eigenlijk altijd negatief commentaar geeft. Dat slaat de discussie dood. Een trucje is om te beginnen bij de persoon rechts van hem, en dan met de klok mee de beurt rond te laten gaan.
4. Vraag de underperformer naar haar mening. Ja, de underperformer, het tegenovergestelde dus eigenlijk van de vergadertijger, is meestal een vrouw. En grappig genoeg blijkt deze vaak hele goede, positieve bijdragen te hebben, die ze vaak niet uitspreekt omdat de overperformer er dan overheen walst. Trek deze er vooral uit.
2010 © copyright Bizz.nl
Privacy Statement | Contact | Gebruiksvoorwaarden | Colofon | Adverteren
Twitter
NUjij
eKudos
Del.icio.us
Reageer op dit bericht