Doe het The Toyota Way

Bij Toyota controleren de medewerkers elkaars werk in twee seconden. En als het niet goed is, dan leggen ze gewoon de lopende band stil. Deze perfecte procesbeheersing legt het automobielbedrijf geen windeieren. Al jarenlang voeren Toyota producten de ranglijsten van kwaliteit en klanttevredenheid aan. Leer hier hoe u The Toyota Way in uw bedrijf kunt toepassen en dan maar groeien!

Toyota werkt met 4 uitgangspunten. Deze vier P's vormen The Toyota Way: Philosopy, Proces, People & Partners en Problem Solving.

The Toyota Way 1: De filosofie

Toyota heeft sociaal ondernemen, lage milieubelasting en maatschappelijk actief zijn hoog in het vaandel staan. Dat is vroeger ooit bedacht door oprichter Sakichi Toyoda, maar de huidige leiders leven deze filosofie nog steeds strikt na. Dankzij het milieubesef durfde men de enorme ontwikkelingskosten van hybride auto’s aan. Nu en de komende jaren dragen deze half benzine/half elektrische auto’s fors bij aan het eclatante succes.

De les:
Wees duidelijk in wat u wilt en wat u van uw mensen verwacht. Omschrijf de doelstelling van uw bedrijf in heldere woorden en zorg er voor dat uw mensen de filosofie kennen en zich er naar gedragen. De waarden mogen ambitieus zijn, zoals Toyota bewijst.

The Toyota Way 2: Het proces

Toyota-fabrieken zijn niet anders dan die van General Motors of Nedcar. Maar de manier waarop het proces continue wordt verbeterd, is uniek. Station B aan de lopende band controleert eerst het werk van station A, voordat men aan de slag gaat. Zit er iets niet goed, dan heeft de B-ploeg het recht om de hele productie stil te leggen. Het proces wordt in kwaliteitskringen regelmatig besproken. Daarbij wordt iedereen gelijk behandeld en serieus genomen wordt.

De Les:
Zeker bij kleinere bedrijven moet het mogelijk zijn het proces tot in de puntjes te beheersen. Door het proces stap voor stap onder de loep te nemen en met uw medewerkers gericht te zoeken naar verbeteringen, kunt u veel ruis en dus kosten uit het proces halen. Begin eens met de tussenvoorraden te verminderen. Zorg voor een sfeer in het bedrijf waarin kritiek leveren normaal is en waarin die kritiek ook serieus wordt verwerkt.

The Toyota Way 3: De mensen

Toyota investeert zwaar in mensen. Iedere nieuwe medewerker, manager of monteur, krijgt twee weken basisintroductie. Daar leren ze de Toyota Way van denken en kunnen ze de procestechnieken onder de knie te krijgen. Er wordt eindeloos geoefend om geen meter te veel te lopen of bouten sneller in te zetten. Zo benaderen ze bijna de perfectie en voorkomen uitval door ziekte of ongevallen.
Een lid kan al na twee jaar doorgroeien naar een hogere of andere functie. Verder is iedereen - op het salaris na- gelijk. Ze werken samen, eten hetzelfde eten in hetzelfde bedrijfsrestaurant. Dat kweekt een open sfeer, waardoor mensen sneller geneigd zijn hun collega’s of het management aan te spreken met verbeteringsvoorstellen.

De Les:
Vraag eens een collega-ondernemer om uw bedrijf te bezoeken. Leidt hem door alle afdelingen, laat hem zien hoe u werkt, maar vraag hem vooral te letten op hoe uw mensen op u reageren. Groeten ze u vriendelijk, zijn ze bereid hun ‘ding’ te tonen of toe te lichten of negeren ze u en uw bezoek? Hun gedrag is een uitstekende indicatie voor de openheid van uw onderneming.
Creëer een sfeer en een organisatie waarin medewerkers niet alleen hun eigen afdeling, maar ook het werk van anderen durven te beoordelen en zelfs af te keuren. Breng de stijl van management tijdens de functioneringsgesprekken met iedereen ter sprake. Enne, uw parkeerplaats bij de voordeur kan beter voor de medewerker van de maand dienen die het beste verbeteringsvoorstel heeft ingediend.

The Toyota Way 4: De partners

Let maar eens op hoeveel nieuwe auto’s er rondrijden met een kapotte lamp. Meestal het gevolg van knieperig inkopen. Toyota sluit juist langlopende contracten met leveranciers en betaalt een vaste prijs. Als een leverancier een stomme fout maakt, dan zoeken ze naar hoe het heeft kunnen gebeuren. Ligt het aan de leverancier of aan de afnemer? Zitten er fouten in ons proces? Of in zijn proces? Toyota dekt zijn leveranciers af. Als ze per ongeluk niet kunnen leveren, dan probeert Toyota hen zo snel mogelijk weer op gang te krijgen. Toyota vindt namelijk dat je problemen niet bij een ander moet leggen. Het levert ze leveranciers op die meedenken, mee-ontwikkelen en hondstrouw zijn.

De Les:
Bied al uw leveranciers (groot en klein, A en B) jaarlijks een evenement aan: golf, reisje etc. Laat een keynote spreker iets moois zeggen over het belang van goede, meedenkende leveranciers. Maar belangrijk: zorg voor een open sfeer. Praat open en bloot in bedragen en condities. Laat zien dat u partnerschap belangrijker vindt dan lage inkoopsprijzen. Benadruk steeds weer dat u meedenken, mee-ontwikkelen belangrijker vindt dan de prijs. Laat de gemengde groep leveranciers in workshops uw producten/diensten bekritiseren en daag hen uit verbeteringen aan te brengen.

The Toyota Way 5: De fouten

Ook Toyota maakt fouten. Recentelijk nog waren er enkele recalls waarbij auto’s terug naar de dealer moeten omdat er foutjes zijn ontdekt. Waar ze uniek in zijn, is de manier waarop ze problemen aanpakken. Problemen worden net zo lang geanalyseerd tot zowel de oorzaak als de oplossing is gevonden. Dat werkt vertragend, maar het is soms beter om géén haast te hebben. Want als Toyota bijvoorbeeld in Engeland een oplossing voor een probleem heeft gevonden, profiteren alle andere fabrieken daar ook van. Dan vallen de analysekosten weg tegen de opbrengsten of besparingen.

De Les:
Het is verleidelijk om de fout uit schaamte onder het tapijt te schuiven, maar het is beter om er in alle openheid met uw mensen over te praten, de oorzaken te vinden, elkaar te kritiseren en vervolgens de zaak weer op te bouwen. En van de belangrijkste rolpatronen ligt hier bij het midden management die de brug moeten slaan tussen u (strategie) en de werkvloer (uitvoering). Met een goed midden management is deze slag makkelijker te slaan.

The Toyota Way 6: De klant

Het grappige is dat veel bedrijven met Toyota benchmarken. DAF doet het, BMW doet het en zelfs onze Nuon doet het. Maar bij Toyota doen ze het ook. Met welke grootmacht? De klant! Onder andere via de importeurs en dealers wordt de klanttevredenheid, worden klachten, maar ook juist aanmoedigingen permanent aan de top doorgegeven. Als de klant tevreden is, dan is Toyota nog lang niet tevreden, want er blijft altijd iets te verbeteren.

De Les:
Houd nou eens serieus een klanttevredenheidsonderzoek. Besteed het uit als het maar niet van de grond wil komen. De kosten worden straks ingehaald door de opbrengsten. Bedenk dat bestaande, tevreden klanten veel meer netto in het laatje brengen dan nieuw te werven klanten. Benader uw klanten niet vanuit uw product of de dienst, maar bied u aan als oplosser van zijn probleem. Hoe u zijn probleem leert kennen? Simpel: vraag er naar in het onderzoek! Doe het the Toyota Way!